Para constituir una sociedad hay que otorgar escritura pública e inscribirla en el Registro Mercantil. Pero no sólo. Si cambia de domicilio social tiene que otorgar escritura pública e inscribirla en el Registro Mercantil; si cesa un administrador y se nombra a otro nuevo hay que otorgar escritura pública e inscribirla en el Registro Mercantil.

Los libros de contabilidad hay que legalizarlos en el Registro Mercantil, y las cuentas anuales también hay que depositarlas cada año. No nos olvidemos de las actas de las asambleas que, por supuesto, también hay que presentarlas en el Registro Mercantil…Parece como si el Registro Mercantil fuera una especie de Gran Hermano que tuviera que estar enterado de todo lo referente a las sociedades. Ojo, me refiero al Gran Hermano de la novela “1984” de George Orwell, no al de la tele.  Y en cierta forma… Si, es así: es obligatorio que cualquier información de la empresa que pueda afectar a terceros conste en el Registro Mercantil.

Ten en cuenta que el Mercantil es a las sociedades, lo mismo que el Registro de la Propiedad es a los inmuebles: ambos contienen una serie de información a la que puede acceder cualquier ciudadano con el fin de garantizar la seguridad en el tráfico jurídico.Esto implica algo así como que “lo que no está en el Registro no está en el mundo”. Me explico: cualquier hecho que no esté inscrito en el Registro, cuando es obligatorio, no es oponible a terceros.

Por ejemplo: una sociedad no podrá alegar que su domicilio social ha cambiado si el nuevo no está inscrito. O el nombramiento de un nuevo administrador en el que se han cumplido todos los requisitos legales no será válido frente a terceros si no consta en el Registro. Como consecuencia de todo esto, existen dos utilidades del Registro Mercantil que son bastante interesantes y que mucha gente desconoce.

Es un lugar para ver y ser vistos

Todos conocemos el típico local al que se va a eso, a ver y a ser vistos: lo suyo es ir a la última, bien guapo y muy pendiente de que te vea quien te tiene que ver. Pues bien, salvando las distancias, algo similar podría ser el Registro Mercantil para las sociedades pero con una gran diferencia: al local de moda va quien quiere ir porque es voluntario, sin embargo en el Registro tienen que estar todas las sociedades, quieran o no quieran, porque es obligatorio. Esto implica 2 cosas:

1. Cualquiera puede acudir al Registro Mercantil y pedir las cuentas anuales depositadas por una determinada sociedad

Esta es una posibilidad que muy poca gente conoce pero que puede ser muy útil. Por ejemplo, puedes pedir las cuentas de tu competencia y, con ellas en la mano, conocer una serie de datos muy interesantes: cuál es su volumen de negocio, su nivel de endeudamiento, si ha obtenido beneficios o pérdidas en los últimos años y por qué importe, si está saneada o si, por el contrario, se acerca peligrosamente a la quiebra…. etc.

O puede darse el caso, también, que te estés planteando iniciar un nuevo negocio y te puede venir muy bien conocer los números del sector: el tamaño de las empresas que se dedican a lo mismo, la rotación de los productos, el margen bruto con el que trabajan, el número de trabajadores con el que cuentan…. etc.

Otro ejemplo: vas a empezar a trabajar con un cliente nuevo, ¿no sería interesante conocer su nivel de solvencia? Si suele tener poca liquidez o si su endeudamiento es superior al aconsejable. Ten en cuenta que una cosa es lo que una empresa aparenta desde fuera y otra muy distinta lo que dicen sus números. Como ya te he dicho, cualquiera tiene acceso a este tipo de información: sólo tiene que pagar la tarifa correspondiente, claro, pero no es nada caro.

2. Como consecuencia de lo anterior, y como es lógico, cualquiera puede acudir al Registro y solicitar una copia de tus cuentas anuales.

Y por eso todos los datos económicos de tu negocio están al alcance de quien quiera conocerlos. Sólo llamo tu atención sobre este punto para que seas consciente de que los informes que se desprenden de la contabilidad de tu empresa están ahí a la vista de todos.

Que son como tu tarjeta de visita y ese es un motivo más para que pongas todo tu empeño en que tus balances se ajusten a la realidad (el primer motivo es, como es lógico, la obligatoriedad de reflejar la imagen fiel y la responsabilidad que se puede derivar para los administradores en caso de incumplimiento). Y, por cierto, hablando de contabilidad: si justo en este momento notas una necesidad imperiosa de aprender a hacer asientos contables puedes hacerlo con este artículo.

3. Debes saber si contratas con la persona adecuada

Antes he comparado el Regisro Mercantil con el Registro de la Propiedad, y lo he hecho para explicarte lo siguiente: si alguna vez has comprado un inmueble habrás solicitado en el Registro de la Propiedad una nota simple para comprobar que cargas tiene y a nombre de quien está.

Y aunque tú no la hayas pedido el notario sí que lo ha hecho, porque es tremendamente importante estar seguro de que quien está vendiendo el inmueble sea su verdadero titular (imagínate si no…). Lo mismo pasa cuando celebras algún negocio importante con una sociedad: hay que estar seguros de que quien dice ser su administrador verdaderamente lo sea.

Piensa, por ejemplo, que vas a celebrar algún contrato de cierta envergadura económica y que se presenta a firmar y a recoger el cheque el que era administrador antes pero ya no…Ese riesgo se puede evitar de una forma muy sencilla: pidiendo un certificado en el Registro Mercantil sobre el órgano de administración de la entidad que sea.

4. En resumen

Existen dos utilidades del Registro Mercantil que mucha gente no conoce, que están al alcance de todo el mundo y que son realmente útiles:

Quien lo desee puede solicitar copia de las cuentas anuales presentadas por cualquier sociedad, y poder, así, obtener la información económica de la empresa (de la nuestra también, claro).

También cualquiera puede acudir al Registro Mercantil para comprobar quien es el administrador o administradores de una sociedad determinada, es decir, quien es la persona que tiene capacidad de contraer obligaciones en nombre de esa sociedad.

Un artículo escrito por Eva Zamora