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Por qué casi todo el mundo odia este software y, a pesar de todo, sigue teniendo tanto éxito

Si has buscado trabajo en los últimos diez años, es probable que te hayas encontrado con la siguiente carrera de obstáculos. Al solicitar un puesto de trabajo online, te pide que inicies sesión. ¿El empleador te pide que crees un perfil para solicitar el puesto? Molesto, pero sigues adelante.

Te dan un largo formulario que tienes que rellenar con la información que ya figura en tu currículum. En un mundo en el que todos podemos adjuntar PDF, esto parece innecesario, pero —ah, uf— el formulario promete autocompletar las entradas si simplemente arrastras tu currículum, y —oh, mierda—. Se carga todo mal. Tu experiencia laboral está dispersa por las líneas que requieren tu nombre y dirección. Tu dirección, truncada, está donde debería estar tu título universitario. Es un desastre. Te resulta más fácil borrarlo todo y escribir manualmente cada entrada. Qué desagradable.

Poco después, al solicitar otro trabajo en otra empresa, haces clic y ves el mismo formulario. Reconoces el logotipo en la parte superior de la página: una W azul con un arco amarillo que se eleva sobre ella. ¿El arco es un… ceño? Vaya. Pero habías configurado un ID de usuario para solicitar el trabajo anterior, así que esto debería ser… ¿espera, qué? Quiere un ID completamente nuevo. Nueva empresa, nuevo perfil, nuevo formulario. Uf. Seguro que ha guardado las entradas de la solicitud del otro trabajo, ¿verdad? No. ¿Funciona el autocompletado esta vez? Por supuesto que no. Otra media hora de formateo y ya has terminado con la solicitud y, por tanto, con la confusa organización que decidió realizar estas tareas de esta manera.

Entonces encuentras otra oferta de trabajo y… ¡no! Entonces el logotipo es un ceño fruncido.

La empresa que ideó esta tortura que es la solicitud de empleo moderna se llama Workday. Desde 2006, Workday, que ofrece software para nóminas, gestión del talento y procesamiento de gastos, se ha estado forrando creando miseria donde podría haber habido procesos indoloros. Más de la mitad de las empresas de la lista Fortune 500 (las que más facturan en Estados Unidos) utilizan Workday para pagar, contratar, incorporar y administrar las prestaciones de sus empleados. Los clientes van desde Netflix a Goodwill, Spotify a The Washington Post, Chick-fil-A a la Universidad Estatal de Ohio. Trillones de dólares en ingresos y decenas de millones de empleados están a merced del software de gestión de personal back-end de Workday. La empresa vale unos 70.000 millones de dólares, una capitalización bursátil superior a la de FedEx, Nintendo u Honda.

En LinkedIn, Reddit y Blind abundan los solicitantes de empleo y empleados enfurecidos que cuentan lo difícil que es reservar vacaciones o lo kafkiano que resulta presentar un gasto.

Pocos parecen estar contentos. En LinkedIn, Reddit y Blind abundan los solicitantes de empleo y empleados enfurecidos que cuentan lo difícil que es reservar un permiso retribuido, lo kafkiano que resulta registrar un gasto o lo angustioso que resulta cerrar un proyecto. «Odio Workday. Que se joda él y los que insisten en utilizarlo para la contratación», escribe un usuario de Reddit. «Todo es poco intuitivo, así que incluso las tareas más sencillas me hacen romperme la cabeza, escribe otro. «Tomar notas en fichas sería más eficaz».

Todos los profesionales de RRHH y responsables de contratación con los que he hablado —cuyas vidas supuestamente son más fáciles gracias a Workday— describen Workday con una sensación de irritación cósmica. «Es como estar constantemente sometido a la encarnación de la burocracia», dice un director de una startup de IA en San Francisco que tuvo la desgracia de tener que contratar a freelance mediante de Workday. Y continúa: «Contratar a alguien a través de Workday es como intentar llevar el agua del fregadero a la cocina utilizando un colador».

La cuenta X Work Day Failing rastrea memes y artículos de noticias que describen a trabajadores y empresas que sufren dentro de varios círculos del infierno de Workday, desde la fallida migración de Amazon a Workday en 2021 (tras la cual las acciones de Workday cayeron un 7%) hasta una demanda colectiva en curso que alega que Workday utiliza IA para discriminar a candidatos por motivos de raza, edad y discapacidad. («Creemos que esta demanda carece de fundamento y negamos las acusaciones», ha dicho un portavoz de Workday. «Workday no supervisa ni controla los procesos de solicitud de empleo de nuestros clientes»).

Si los candidatos odian Workday, si los empleados odian Workday, si el personal de recursos humanos y los directivos que procesan y evalúan a esos candidatos y empleados a través de Workday odian Workday —si Workday es la parte más molesta de la jornada laboral de tantos trabajadores—, ¿cómo es que Workday está en todas partes? ¿Cómo un proveedor de software tan odiado se ha convertido en un pilar del lugar de trabajo moderno?

La respuesta, por utilizar un término que seguramente podría emplear cualquier cliente de Workday, es POSIWID. Es un dicho del pensamiento sistémico: el propósito de un sistema es lo que hace (POSIWID, en inglés), no lo que deja de hacer. Y la realidad es que lo que Workday —y sus muchos y despreciados competidores— hace por las organizaciones es mucho más importante que la angustia que causa a los demás.

De los 160 millones de estadounidenses con trabajo, unos 130 millones no somos autónomos ni tenemos una empresa, por lo que recibimos salarios y planes de seguro médico a través de nuestros empleadores. Al servicio de estos 130 millones de personas hay aproximadamente un millón de profesionales de recursos humanos. Esto supone una cantidad ingente de contrataciones, despidos, retenciones fiscales, gastos, permisos retribuidos, cursos de orientación y revisiones de crecimiento profesional. Es un mundo de papeleo que el software está deseando devorar.

A finales del siglo XX, las empresas trasladaron cada vez más registros de los archivadores a los ordenadores centrales y luego a los servidores. En 1988, PeopleSoft, respaldada por IBM, creó el primer sistema de información de recursos humanos completo. En 2004, Oracle adquirió PeopleSoft por 10.300 millones de dólares. Uno de sus fundadores, David Duffield, creó entonces una nueva empresa que actualizó el modelo de PeopleSoft a un almacenamiento casi ilimitado basado en la nube, dando origen a Workday, el bebé neonato intratable del software de RRHH.

A diferencia de sus predecesores, Workday almacena nuestras aplicaciones y perfiles como objetos que se relacionan entre sí, enlazados con metadatos. Cómo funciona esto es menos importante que el hecho de que significa que Workday podría construir su propia base de datos cifrada de nuestra información, a través de nuestros diferentes puestos de trabajo y aplicaciones. Cuando dejas Spotify para ir a trabajar a Netflix, tu perfil podría seguirte, permitiéndote solicitar el trabajo más fácilmente. Los poderes multiplicadores de la tecnología podrían escalar para liberarnos de nuestro ajetreado trabajo, como prometía.

Pero los servidores de Workday pertenecen a sus clientes, por lo que no puede (o no quiere) hacerlo. ¿Quiere Workday cargar con la responsabilidad de una violación de datos que podría dañar a la mitad de Fortune 500? Probablemente no. Un portavoz de Workday dice que los clientes de Workday «configuran el proceso de solicitud de cada puesto de trabajo para adaptarlo a sus procesos y necesidades de contratación únicos». Y añade: «Nuestros clientes mantienen el control sobre sus propios datos».

Esto plantea otra cuestión: Workday es indiferente a nuestro sufrimiento en la búsqueda de empleo, porque nosotros no somos clientes de Workday, lo son las empresas. Y estas empresas —desde AT&T hasta Bank of America o Teladoc— tienen pocos incentivos para preocuparse por la experiencia de tu solicitud, porque si no consigues el trabajo, no eres su responsabilidad. Para una empresa que contrata y contrata a escala global, es más fácil seleccionar a menos candidatos si el resultado sigue siendo una única contratación.

Además, dado que Workday es un programa polivalente (contratación, finanzas, planificación de toda la empresa, etc.), la supuesta comodidad de una plataforma «todo en uno» a menudo se produce a costa de crear nuevos problemas frustrantes para los clientes. El año pasado, en una importante universidad, la migración de sus sistemas informáticos —incluidas 11.000 facturas pendientes— a Workday se convirtió en un auténtico fiasco. Una búsqueda en un portal de empleo puede arrojar cientos de anuncios de consultores internos de Workday: profesionales de TI e ingeniería contratados para arreglar el software prometiendo arreglar los procesos.

El infierno burocrático siempre consiste en la facilidad de una persona a costa de la frustración, el tiempo perdido y el trabajo ajeno.

Para los responsables de selección de personal, Workday también carece de la flexibilidad básica de la interfaz de usuario. Cuando se promete facilidad de uso y simplicidad, hay que cumplir en las interacciones más básicas con el usuario. Sin embargo: a veces, buscar a un candidato o localizar su estado parece imposible. Esto ocurre también fuera de la contratación, donde localizar o adjuntar el correo electrónico de un jefe para aprobar una hoja de gastos es complicado por el proceso, no racionalizado. El infierno burocrático siempre consiste en la facilidad de una persona a costa de la frustración, la pérdida de tiempo y el exceso de trabajo de otra. Workday no hace excepciones.

Workday promociona su capacidad para realizar un seguimiento del rendimiento de los empleados mediante la recopilación de datos y la calificación de los resultados, pero son los empleados los que deben dedicar tiempo a introducir estos datos. Un director creativo de una empresa de Fortune 500 me cuenta cómo en menos de dos años su empresa pasó «de revisiones anuales a revisiones semestrales, a revisiones trimestrales, a revisiones trimestrales más revisiones semestrales separadas». En cada intervalo, los altos cargos presionaban a RRHH para obtener más datos, porque querían aquello por lo que habían pagado con Workday: más producto del trabajo. Con solo pulsar un botón, RRHH podía proporcionárselo, pero toda la empresa sufría miles de horas más de trabajo ajetreado. La automatización facilitaba demasiado las cosas. (Los «clientes de Workday eligen la frecuencia con la que realizan las revisiones, no Workday», responde el portavoz).

Por supuesto, Workday tiene innumerables competidores,  perosus nombres son tan ridículos como su gran volumen. Tenemos Dayforce, Zenefits y Sage. No hay que confundir Paycom con Paycor, ni Kudos con Kudoboard. Como atreverse a confundir Namely o Cornerstone con Rippling. Más allá de los sistemas de información de RR. HH. estándar, hay legiones de operadores especializados que ofrecen complementos para impulsar el compromiso de los empleados, desde Bonusly (de verdad) a BucketList (triste pero cierto), pasando por Motivosity (sí).

¿Alguno de ellos es mejor, o todos son malignos? Es tan fácil encontrar a un fundador que odia UKG Pro pero adora Rippling como encontrar a otro fundador que despotrica contra Rippling. Los recursos humanos, las nóminas y la contratación son tareas nada envidiables, y no son fáciles ni siquiera a gran escala. A escala de una gran empresa, es demasiado trabajo como para esperar que lo hagan unas pocas personas, y demasiado específico para cada usuario como para esperar que la automatización lo gestione bien. Por eso Workday puede ser el peor y al mismo tiempo permitir que Paychex sea el peor, Paycom sea el peor, Paycor sea el peor y Dayforce sea el peor. «El software de RRHH apesta» es un gran punto en común.

El escritor y crítico tecnológico Cory Doctorow acuñó el término «enshittificación» para describir cómo las plataformas de internet inevitablemente decaen. Primero, las plataformas son buenas para sus usuarios, crean valor (Facebook, donde la gente puede conectarse y compartir sus vidas entre sí). Luego abusan de sus usuarios para hacer ganar dinero a sus clientes reales, anunciantes o empresas (Facebook, donde vendemos tus datos para inundarte de anuncios). Luego abusan de esos clientes empresariales para intentar recuperar ingresos para sí mismos (Facebook, pivotando hacia el vídeo). Entonces las plataformas mueren.

Workday se encuentra entre los pasos dos y tres del «enshittificación«. En su día, la plataforma hizo las cosas más rápidas y sencillas para los trabajadores. Pero hoy abusa de los trabajadores al recortar los procedimientos de solicitud de empleo y reembolso. En el proceso, proporciona el valor de una ventanilla única de RRHH a sus clientes de pago. Parece que es solo cuestión de tiempo que Workday y sus competidores intenten dividir la diferencia y recortar esas mismas esquinas con las cuentas que pagan sus facturas.

Workday revela lo que es importante para las personas que dirigen las empresas de Fortune 500: distribuir fácil y cómodamente el trabajo ajetreado entre grandes plantillas. Esto se consigue con la realización arbitraria y superficial de tareas laborales (como las revisiones excesivas) y con el estrangulamiento del impulso dificultando las tareas de finanzas y RRHH.

Si tus gastos y reembolsos son difíciles de archivar, no pasa nada, porque a las personas que están por encima de ti no les importa realmente si te reembolsan. Si los solicitantes tardan un 128% más en presentar su solicitud, a las personas que implementaron Workday no les importa realmente. Quizás no sea intencionado, pero es bueno para la empresa.

El servicio al cliente es el objetivo de Workday. Solo que el cliente no eres tú.

Una vez trabajé en una coctelería con una tabla que crujía detrás de la barra y el dueño se negó a arreglarla. Todos nos quejábamos sin parar de la tabla, pero nunca de él. Parecía haberse dado cuenta del mismo beneficio neto que Workday y todos sus competidores, a los que amamos y odiamos, nos proporcionan en el lugar de trabajo moderno: nada une más a la gente que un enemigo común.

Matt Alston, Alba Pinilla